¿Qué es un software de gestión de turnos?

Un software de gestión de turnos o programación de personal lo ayuda a administrar los horarios de turnos sin problemas, alinear los horarios con las necesidades fluctuantes y ahorrar tiempo y energía a sus trabajadores. Además, es compatible con las herramientas de gestión de personal que ya conoce y utiliza normalmente en su empresa.

La programación del personal en sus diversos turnos es un trabajo desafiante e ingrato en muchas empresas. Antes de asignar a los empleados a sus diferentes franjas horarias, la persona a cargo de esta responsabilidad debe pensar detenidamente. Cuando se hace correctamente, la productividad aumenta y los gastos de mano de obra se mantienen en equilibrio.

La planificación y programación de los cuadrantes de trabajo por turnos se repite cada semana y mes, a lo largo de los años, y a menudo se realiza manualmente utilizando hojas de papel simples y, en el mejor de los casos, utilizando una hoja de cálculo desactualizada. Estos procesos manuales consumen mucho tiempo y son propensos a errores.

Para ayudarlo a administrar sus necesidades de programación de turnos de manera más efectiva lo mejor es utilizar un software de planificación de turnos y programación de empleados.

¿Para qué sirve un software de gestión de turnos?

En esencia, un software de gestión de turnos permite a los empleadores planificar y programar sin esfuerzo los turnos de los empleados, al tiempo que les brinda la supervisión, cuando más necesitan a sus empleados. Desde la perspectiva de los empleados, el software de gestión y planificación de turnos permite a los trabajadores de primera línea registrar sus horas trabajadas y les brinda las herramientas para verificar cuándo están programados sus próximos turnos.

Un software de gestión de turnos recopila toda la información de trabajo necesaria de los empleados en un solo lugar y permite flujos de trabajo fluidos. Los empleadores pueden programar sin esfuerzo a su personal para los turnos que necesitan cubrir y realizar un seguimiento de sus horas de trabajo totales, lo que ayuda a todas las partes involucradas a cumplir con las leyes de horas de trabajo.

Según el tipo de software de gestión y planificación de turnos que pretenda utilizar, algunos también incluirán funciones como solicitudes de vacaciones y licencia por enfermedad, así como sistemas de notificación internos, lo que permitirá a todos los empleados mantenerse al día con los últimos cambios de personal.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de turnos?

El uso de un software de gestión de turnos trae consigo una gran cantidad de beneficios, tanto desde la perspectiva del empleador como del empleado. Si bien existen numerosos beneficios de usar un software en la nube en comparación con un programa de planificación de turnos en papel o Excel , hemos destacado las tres ventajas más importantes que tendrán el mayor impacto en su negocio.

Ahorra tiempo

Un software de gestión de turnos le ahorra el tiempo de crear un nuevo horario desde cero cuando lo necesite. La mayoría del software disponible viene con una función de copiar y pegar, que lo ayuda a duplicar fácilmente los horarios anteriores. Esto es muy útil si tiene horarios recurrentes.

Menos conflictos de programación

Un buen software de programación detecta horarios en conflicto y le avisa antes de que ocurran. Esto lo vuelve proactivo y le ahorra el tiempo de tratar de resolver los horarios conflictivos.

Puede recibir alertas para cualquiera de los siguientes problemas:

Turnos con poco personal o sin cubrir
Conflictos de programación
turnos con exceso de personal

Ahorra costos de mano de obra

Es probable que uno de sus costos más altos sea la mano de obra. El software puede ayudarlo a ser más rentable al realizar un seguimiento de:

Descansos
Hora extras
Horas reales trabajadas frente a horas programadas
Días de baja por enfermedad u otras razones.
Días de vacaciones

¿Qué características debe tener un buen Software de gestión de Turnos?

La digitalización y la automatización asistida por software están destinadas a mejorar los procesos y reducir el tiempo necesario para completar operaciones que, de otro modo, llevarían demasiado tiempo si se hicieran manualmente.

Esta sección cubre algunas características clave que debe tener en cuenta al seleccionar un buen software de gestión de turnos.

Calendarios visuales dinámicos

El software de gestión de turnos de empleados debe tener calendarios atractivos que brinden a los empleados una imagen clara de las tareas, responsabilidades y turnos que se les asignarán para el próximo mes. Estos calendarios son importantes porque son fáciles de entender y ofrecen poco margen de error. Además, la mayoría de estos calendarios suelen permitir codificar con colores los elementos, haciéndolos más fáciles de entender.

Cambios de turnos

Puede ser un inconveniente volver atrás y reorganizar un calendario aprobado porque alguien ha solicitado una modificación de sus turnos de trabajo, especialmente si el software que está utilizando no lo permite. E independientemente del tamaño de su equipo, esto sucederá en algún momento. Es por eso que el software que elija debe permitirle realizar ajustes de forma rápida y sencilla.

Solicitudes y aprobaciones de días libres incorporadas

La clave de la digitalización es la integración, por lo que otros elementos administrativos de la gestión de empleados y recursos humanos se integraran con el software de programación de gestión de turnos de empleados.

Busque integraciones como estas mientras compra una solución de software que se adapte a sus necesidades especiales.